Записи с меткой Управлением временем

Последствия отпуска или тысячи писем

0

Добрый день, уважаемые читатели!

Спешу Вас обрадовать, я снова на связи, был 2 недели в отпуске, поэтому не было возможности радовать Вас новыми заметками.

В каждом отпуске есть положительные моменты, в виде огромного времени проведенного в кругу семьи и друзей и негативные моменты, в виде накопившихся срочных дел. С первым, полагаю, каждый справляется на УРА. Сегодня я бы хотел поговорить о том, как по-максимому избавиться от вторых.

Как я это делаю:

1. Разграничение и четкий инструктаж подчиненных. Каждому своему сотруднику я пишу письмо счастья, в котором описываю его область ответственности и сроки, в которые должны закончится проекты,  и результат работы, который я ожидаю увидеть к моменту своего выхода по другим проектам.

2. Обязательное уведомление на почте о том, что я нахожусь в отпуске и описание контактных лиц для связи по конкретным областям и переадресация на электронные ящики подчиненных. Чтобы ничего не потерялось необходимо, чтобы письмо пришло хотя бы одному из сотрудников в отделе. В этом есть неудобство, так как идет большой объем дублирования, но лучше лишний раз перестраховаться и не упустить какую-либо важную задачу или проект. Также не рекомендуется способ с переадресацией на адреса подчиненных тем, кто использует корпоративную почту в качестве личной. Но в моем случае только первый способ, что оказывается очень удобным инструментом.
3. Эта же самая информация уходит руководителю, чтобы знал к кому необходимо обратиться, в случае наличия какой-то сопутствующей задачи или вопроса.

4. На крайний случай оставляю дополнительные контакты для связи и, естественно, беру с собой ноутбук уж на совсем крайний случай в надежде, что он не понадобится по работе.

Результат был примерно следующим — из 250 писем частично неотработанных осталось примерно 6, что я посчитал вполне адекватным результатом. В отпуске я получил всего несколько СМС и пару звонков по работе, в общей сложности минут на 15. Справедливости ради стоит отметить, что один из вопросов вообще не сдвинулся с места, несмотря на пошаговые инструкции, но тут я особо не удивился, очень уж велика была ответственность при принятии неправильного решения, поэтому решили подождать.

Возможно кому-то мои советы покажутся полезными, а может кто-то поделится своими размышлениями как безболезненно организовать свой отпуск.

Удачи Вам, следите за обновлениями!

Увеличиваем эффективность делая меньше

0

Сегодня хотел бы поделиться Вами советами Ричарда Коха, данными им в книге «Принцип 80/20 — секрет достижения большего с меньшими затратами» и «80/20». Помните, когда я говорил о правиле Парето, то упоминал о его довольно частом практическом применении.

При прочтении книги можно сделать следующие выводы и советы по улучшению не только бизнеса но и личной жизни:

1. Большое  количество не всегда перерастает в большее качество.
Давайте для примера рассмотрим гардероб и подумаем о том носим ли мы равномерно всю одежду или только малую ее часть? Скорее всего, у Вас есть какие-то любимые вещи, которые Вы носите постоянно, остальные лишь изредка.
Рассмотрим теперь список контактов в адресной книге или мобильном телефоне. Вероятнее всего большинство контактов, у Вас забито между прочим. В основном Вы большое количество времени общаетесь с малым количеством контактов. Я иногда просматриваю свой список контактов, смотрю на некоторые и даже не могу вспомнить а чей это контакт, кто такой тот-то. А нужно ли хранить столько.

2. Меньшее количество решений даёт большие результаты.

Подумайте о решениях, которые Вы сделали в течение вашей жизни. Вы делаете сотни (тысячи?) решений каждый день, но ситуация, в которой Вы сейчас находитесь произошла благодаря меньшему количеству наиболее значимых решений..
То же самое касается например подхода к инвестициям — наибольший эффект увеличения портфеля происходит от нескольких важных решений купли-продажи определенных ценных бумаг. Аналогично и потери происходят казалось бы из-за незначительного количества неверных решений.

Вспоминается одна пословица на этот счет: «Авторитет и уважение Вы зарабатываете всю жизнь, но потерять его Вы можете лишь за один день».

3. Меньшее количество усилий приводят к большему результату.
Вспомните все, что вы достигли в своем образовании и карьере до сих пор. С большой долей вероятностью, что для того, чтобы качественно выполнять свою работу Вы используете лишь часть своих знаний и навыков, т.е. именно они приносят Вам большую часть доходов. Особенно, на мой взгляд, это выражено в России где есть общеобразовательные программы, в которых должно быть отведено место всем даже никак не применяемым в жизни дисциплинам.
Также когда внедряются крупные проекты. В основе лежит лишь малая часть критически важных задач, которые влияют на качество конечного результата. Например, при внедрении BI-систем. Если не разработана нормальная архитектура, не проведена интеграция, то какие бы этапы не выполнялись далее и какими бы качественными они не были, внедрение системы обречено на провал.

4. Старайтесь выявлять и использовать 20% усилий, которые производят 80% результатов.
Если вы хотите улучшить свою эффективность, сосредоточиться только на главном. Не имеет значения, ведете Вы бизнес, ведете какой-то личный проект, конкурентную борьбу, пытаетесь найти возлюбленного или укрепить личные отношения. Есть несколько вещей, которые необходимо делать, и многое из того, чтобы Вы делаете, не имеет никакого значения.

5. Исключай 80% того, что дает малые результаты из своей жизни.

Верно и обратное утверждение. Есть много способов, чтобы тратить свое время и ресурсы. Если у Вас есть столько времени, чтобы потратить так много энергии, то может стоит использовать его с умом. Если есть что-то, что приносит незначительные результаты, попытайтесь делегировать или вообще исключить это из жизни.
Делая некоторые усилия для исключения ненужного из своей жизни, Вы избавитесь от ненужного и освободите сосредоточите больше внимания на то, что действительно вам необходимо.

6. В бизнесе, сосредоточьте внимание на продукты и клиентов, которые делают для Вас больше всего денег, и сведите к минимуму контакты с остальными. Как правило приходят к сегментации клиентов и переводят в более дешевые каналы коммуникации тех клиентов, которые приносят меньше денег.

Все люди созданы равными, но все не являются Вашими клиентами. Некоторые клиенты, которые у Вас обслуживаются будут себя чувствовать возбужденными, внимательными, и будут с энтузиазмом покупать все, что им предлагают. Другие клиенты будут чувствовать себя ужасно — они покупают то, что вы продаете, но они никогда не будет счастливы, они пишут жалобы, вечно чем-то остаются недовольны, и к таким клиентам необходимо подходить особым образом, сводя к минимуму контакты с ними.

Отсюда следует такой алгоритм: узнаем, кто ваши лучшие клиенты, и сосредотачиваем внимание на них и делаем все возможное, чтобы дать им лучший продукт и уровень обслуживания. Кроме этого, определяем портрет вашего худшего клиента, и пытаемся «исключить» таких клиентов — они отбирают у Вас огромные финансовых и временные ресурсы. Избавляясь от таких клиентов, Вы тратите больше времени на «хороших» и соответственно увеличиваете эффективность своего бизнеса. Иногда такая база «сливается» конкурентам и они оказывают Вам самую лучшую услугу, сосредотачивают свое внимание на этих клиентах. У всех свой подход, но я когда-то тоже участвовал в такой инициативе и могу сказать, что было тяжело отказаться от большого количества клиентов, но результат перекрыл весь негативный момент. Прибыль выросла очень значительно. О том, как это было сделано, я, возможно, расскажу в следующий раз, поэтому следите за обновлениями в блоге.

7. В жизни, старайтесь сосредоточиться на тех вещах, которые дают больше удовлетворения.
Принцип 80/20 также распространяется на вашу удовлетворенность жизнью — кое-что способствует удовлетворению, кое-что практически не способствуют или привносит минимальный вклад в общую удовлетворенность. Выявляйте те вещи, которые привносят больше счастья Вам и Вашим близким и делайте их чаще или стремитесь к их осуществлению.

Широкий объем исследований показывает, что ежедневное получение какого-то практического опыта привносит больше счастья, чем обладание какой-либо вещью. Это означает, что лучше инвестировать в кругосветное путешествие с друзьями, чем огромный дом или роскошный автомобиль. Конечно, это крайности, но суть отражает.

С другой стороны, вы должны безжалостно ликвидировать вещи, которые не вносят вклад в ваше счастье или удовлетворенность жизнью. Классическим примером для большинства людей является поездка на работу: очень немногие люди любят езду в машине или на поезде по 1-3 часа каждый день. Если вы потратите время и усилия на устранение этого негативного момента, сняв квартиру ближе к месту работы, то высвободите больше времени и энергии, чтобы заниматься вещами, которые принесут Вам больше пользы. От этого, Вы ощутите только прилив сил и Ваша общая удовлетворенность жизнью поднимется. Это может быть иногда дороже, скажите Вы, но не забывайте, что Вы освобождаете самое дорогое что у Вас есть — это время. Возможно, Вы найдете способы монетизации этого времени.

8. Малое количество решений будут производить большинство ваших результатов, например: выбор работы, взятие кредита, вложение средств, выбор партнера для отношений.

Есть несколько решений, которые Вы делаете в своей жизни, но они играют очень важную роль в ней. Поэтому иногда стоит все тщательно взвесить, например: что вы делаете для улучшения своей жизни, решения занять деньги (платишь чужие, а отдаешь свои), подписание договоров, и те, решение от которых зависит большая часть Вашей жизни, решение выйти замуж/жениться, решение родить ребенка (бывших детей не бывает), решение взять ипотечный кредит.

Подумайте об этих решениях, это своеобразные точки перегиба — вы делаете обязательства, которые очень трудно (не невозможно, но трудно) отменить или изменить. Если Вы передумали, то Вы потратите большое количество времени и усилий на то, чтобы изменить то решение, которое Вы когда-то могли сделать интуитивно.

Соответственно, если Вы потратите чуть больше времени и усилий, чтобы взвесить все ЗА и ПРОТИВ, то Вы больше будете уверенны в правильности этого решения. Например, покупка дома является одним из крупнейших финансовых решений, которые делают люди, так что если вы хотите купить дом, не делайте таких решений быстро и интуитивно. Задайте себе вопросы, а все ли Вы предусмотрели? Постарайтесь разобраться в своей финансовой ситуации, составьте планы графики выплат и соотнесите с объемом доходов и предусмотрите возможные проблемные ситуации и пути выхода их них. Также постарайтесь найти дом по соотношению цена- качество, а также лучшую кредитную программу, это поможет Вам сэкономить огромные средства при выплате кредитов. Помните, когда я рассказывал о сложных процентах и их эффекте, то я упоминал, что даже небольшое снижение процента проводит через некоторое количество лет к очень большому результату. Так что не спешите и все обдумайте.

Стыдно признаться, но я даже когда принимал решение о женитьбе, то составлял финансовый план и предусматривал возможные финансовые риски, связанные с тем, что жена уйдет в декретный отпуск и мне необходимо будет обеспечивать семью самостоятельно. И постоянно, если приходится принимать какое-то важное решение, предварительно все оцениваю с финансовой точки зрения.

9. Больше усилий вовсе не означает, что ты будешь больше вознагражден — лучше сосредоточить внимание только на том, что имеет решающее значение, и по-максимому игнорировать все остальное.
Отсюда следует: ТЫ НЕ будешь вознагражден только за усилия. В конечном счете не важно, как долго вы тратите на какую-то работу — гораздо более важно заботиться о том, на сколько значима Ваша работа.
Вы можете потратить 50 лет на рытье ямы в пустыне Сахара, и всем будет все равно. Если Вы посвятите эти 50 лет, делая что-то значимое, вроде лечения рака, каждый оценит это.
Что бы вы ни решили делать, лучше провести некоторое время в начале работы, разбирая цели — что кажется критически важным для конечной цели и что кажется пустой тратой времени, что в конечном счете необходимо делегировать или исключить вовсе.

Если Вы задумались над увеличением эффективности, то присмотритесь к этим советам, возможно Вы сможете исключить из своей жизни какую-то ненужную часть и потратить ее на что-то более значимое. Следите за обновлениями в блоге.

Удачи Вам!

Вверх