Сегодня хотел бы сказать несколько слов о скорости подготовки отчетности. Если ваша отчетность формируется полностью в автоматическом режиме, то, наверное, дальше будет читать не столь интересно, хотя данный опыт может быть полезен и в других областях.

Все мы сталкиваемся в своей работе с большой долей монотонных одинаковых операций, когда получая какие-нить выгрузки из транзакционных систем, нам приходится очень долго обрабатывать информацию, чтобы превратить наконец «сырую» информацию в красивый отчет для менеджмента компании (подставить свое). Самое интересное, что подавляющее большинство специалистов при этом клянут эту часть своей работы, предпочитая не сбор и трансформацию данных, а анализ, поиск новых алгоритмов, т.е. креативную составляющую работы аналитика. Чем дольше приходится решать задачу сбора информации и ее обработки, тем меньше остается времени на ее анализ, поиск «жемчужины» и т.д. Как правило, даже правило Парето отдыхает, потому как до 90% времени уходит именно на сбор информации, проверку ее качества и приведение ее в божеский вид, который уже действительно можно использовать для анализа.

Что интересно, большинство менеджеров не пытаются автоматизировать свою функцию, т.е. они продолжают из месяца в месяц готовить один и тот же отчет, доводя себя до изнеможения. Я хотел бы обратиться к таким горе-аналитикам, вам себя не жалко? Почему нельзя автоматизировать эту часть монотонной работы. Не нужно обладать глубокими знаниями и навыками программирования, чтобы сделать автоматические мэппинги в формате Excel. Для этого, конечно же придется выкроить какое-то время, чтобы один раз его настроить и затем им пользоваться постоянно, экономя значительное время, которое может быть потрачено действительно с пользой.

Давайте вспомним как мы формируем отчетность:

1. Мы дождались, когда информация появится из всех источников. А лучше подождали, когда до конца отчетного срока останется 2-3 дня. Мы же уверенны в собственных силах, нам 2-3 дня на подготовку всей отчетности всегда достаточно. Проверять за собой – это удел неуверенных в себе людей.

2. Мы начинаем делать выгрузки из всех источников, в это время начинаем ругать IT блок, что системы начинают сбоить и что-то у нас не получается. Если все прошло удачно, то у нас на руках наконец оказываются большие простыни данных.

3. Трудностей мы не боимся, теперь нужно перелопатить простыни и скопировать всю необходимую информацию в заранее подготовленный «красивый» шаблон. А так как простыней много и шаблон огромный нам бы неплохо себя перепроверить, но на это нет уже времени. Срок подходит.

4. Так осталось часа 3 рабочего времени и целый вечер впереди, чтобы написать какие-то мысли по поводу всего этого безобразия. 3 часа – ерунда – хватит и получаса, мы же профессионалы, можно и кофейку попить, обсудить планы на вечер, за пол часа до конца рабочего дня пишем отчет, все отчет готов, нажимаем кнопочку «Send», и скорее бежим с работы, а то вдруг шеф что-то захочет уточнить или ему что-то не понравится.

Узнаете? Напишите мне в комментарии, если у вас все выстроено идеально, страна должна знать своих героев. Я могу вам сказать, что этим грешат не только мелкие компании, но и крупные компании с хорошо выстроенными, прописанными бизнес-процессами.

Это конечено сарказм и написано в стиле «как не нужно делать». Что бы я посоветовал вам для того, чтобы сократить время на подгтовку отчетности.

Если бюджета на автоматизацию нет и у нас под рукой только Excel, то подход следующий:

1. Формируем универсальный шаблон, первый лист которого повторяет ваш «красивый» шаблон.

2. Каждый следующий лист должен повторять формат выгрузки из источника, т.е. чтобы выгрузку можно было скопировать один к одному.

3. После этого формируем мэппинг ячеек из выгрузки в ячейки «красивого» шаблона.

Это первый этап. Желательно после этого потестировать, чтобы после копирования данных источников на листы, данные действительно попадали в нужные ячейки «красивого» отчета.

Что касается проверки качества. Используя условное форматирование можно проверять данные на наличие каких-либо выбросов. Либо заранее подготовить еще один лист в шаблоне и на нем организовать проверку качества. Настроить шаблоны графиков, если есть в этом необходимость. Прописать необходимые формулы в ячейках по всем расчетным показателям.

Настроив один раз таким образом шаблон, вам стается вместо монотонного копирования и трансформирования данных каждый месяц, скопировать данные из всех источников и вставить в листы заранее подготовленного шаблона. Перейти на вкладку анализ качества данных и посмотреть на результаты. Остается, один самый ответственный шаг – написать комментарии для руководства.

Могу вас заверить, что у вас появится намного больший интерес к работе, вы будете успевать делать намного больше. Руководство вас от этого начнет ценить еще больше, так как в единицу времени вы сможете успевать делать много больше. Практически все ручные операции, которые повторяются каждый период, можно заменить машинным трудом.

Конечно, есть и минус такого подхода. Если раньше вы были ценны за то, что перелопачивали столько материала, то сейчас за вас это сделает компьютер. Но компьютер никогда не сделает за вас анализ данных и не опишет рекомендации, которые помогут увеличить эффективность предприятия. Так что не стоит бояться автоматизации. Времени на анализ будет больше и выводы ваши будут намного ценнее, чем те, которые были написаны за пол часа до окнчания рабочего времени.

Удачи вам, цените свое время!