Во время работы приходится постоянно писать и читать комментарии по отклонениям к «план-факт» анализу. Со временем для себя начал понимать, что многие менеджеры просто не видят в них необходимости, либо просто не хотят видеть. У них складывается впечатление, что все комментарии к более чем 1000 статей никто не может прочитать в принципе, и не будет никто читать из топ-менеджмента, соответственно часто эта работа поручается самому низко квалифицированному персоналу. От этого качество комментариев оставляет желать лучшего, а выводы и мероприятия, которые должны разрабатываться по результатам, на самом деле, просто не разрабатываются.

Недавно со мной произошел забавный случай, который заставил меня еще больше задуматься над этой темой. Мне выслали годовой отчет одного дочернего предприятия с просьбой дать оценку подготовленным материалам по результатам 2010 года, который должен быть вынесен на совет директоров этого предприятия. Первое, что бросилось в глаза, конечно же низкая степень проработки причин отклонений. Все комментарии сводились к тому, что либо некорретно был составлен план, либо произошел реклас статей, даны какие-то перекрестные ссылки на статьи, либо план не выполнен, потому что не выполнен план продаж по натуральным показателям без указания конкретных причин. В общем я конечно же по доброте душевной написал все, что я думаю об этом документе и о том как он может называться, а не так, какое гордое название он носит сейчас.

Прошло какое-то время, присылают переделанный вариант. Первые причин 5 уже сделаны с развернутым описанием, не узнать, мне даже показалось, что они были написаны для меня, на пол страницы каждый, чуть ли не с определением терминологии, принятой в компании, чтобы читатель в виде меня, видимо, понимал, что все-таки это отчет телеком. компании, а не банно-прачечного комбината. Дальше, к сожалению хуже, к концу документа и вовсе часть причин не поменялось, некоторые помечены красным и и даже одно удалено. Видимо, ожидалось, что я, после первых 5, уже устану читать и, так сказать, на этом и разойдемся. Но в тот день у меня было хорошее настроение и решил я коллегам на конкретные детали указать по примерно двум десяткам оставшихся пунктов. Расписал чего не понимаю и почему я считаю, что комментарий ни о чем. Проходит еще какое-то время. Раздается звонок на телефоне, мне звонит финансовый директор этой компании. Начинает говорить и спрашивает, зачем же я так придираюсь, намекая на то, что мы вот сейчас вынесем на совет директоров этот документ, все равно с отметкой принять к сведению, а вот для акционеров мы конечно же сделаем нормальный красивый отчет. Во время разговора я понял, что он тоже столько же раз смотрел документ, что и я. Я говорю, так погодите, Вы хотите сказать что в совет директоров входят слепые люди и никакие документы вообще не читают, Вы хоть, если отписку делаете, хотя бы привидите по одной причине, почему все-таки план не выполняется. Закончилось, конечно же, тем, что он пообещал мне устранить все замечания.

Как все-таки писать более правильно?

Для себя я разработал простой алгоритм и стараюсь его придерживаться. Комментарий должен содержать конкретную причину отклонений, контрагента, по которому пошло отклонение и сумму этого отклонения. Если одно из этого не указано, это уже указывает на низкую степень проработки.

Типовые ошибки при написании отклонений.

За долгие годы работы я встречал множество забавных комментариев. Приведу несколько реальных фраз из отчетов, которые направляют крупные региональные филиалы в Генеральную дирекцию.

  • План по выручке не выполнен, потому что не выполнен план продаж по натуральным показателям. Ну не нужно быть гуру математики и статистики, чтобы понять это. В этом случае следует указать причину невыполнения плана по натуральным показателем и бороться с этой причиной.
  • Благодаря разработанной локальной акции план был перевыполнен на 257%. Смотрим на абсолютное отклонение 40 тыс.руб. Ну конечно же можно одну и ту же цифру показать в самом выгодном свете, но это, я считаю, черезчур излишним.
  • План не выполнен на 2,5%, что входит в допустимую погрешность планирования. При этом смотрим на абсолютный план, который составляет 1,5 млрд. руб. и понимаем, что абсолютное отклонение ну ни в какие ворота не лезет, а реальной причины нет.
  • План не выполнен, потому что активизировались конкуренты. А мы, простите, что в это время делаем, сидим в носу ковыряемся и ждем когда у нас отберут долю рынка. При этом, конечно же нет ни плана маркетинговых мероприятий, ни других активностей по защите своих позиций и конечно же комментарий не указывает на его наличие.
  • План не выполнен из-за некорректного планирования. Самый любимый мой комментарий, за который я бы просто увольнял. Это простое посыпание головы пеплом и признание своей некомпетентности. Зачем тогда мы так планируем? Наверняка при планировании была какая-то логика при формировании этого показателя, ну так и опишите почему эта логика не сработала.
  • План не выполнен, потому что конкуренты дают цену ниже нашей цены с учетом установленной в Обществе нормы рентабельности. Прием очень хитрый, но не отвечает на главный вопрос, а почему мы не можем давать такую цену, снижая свои издержки. Этот комментарий отражает последствие нашего бездействия, но все-таки не причину. Поэтому обращайте внимание и на это тоже.
  • Доходы не выполнены, потому, что они запланированы в статье такой-то. Смотрим на статью и понимаем, что перевыполнена она на сумму намного ниже, чем та статья, которая не выполнена, а комментарий по ней – статья перевыполнена, потому что на этой статье отражены доходы, запланированые в первой. Вот и получается, что сумма по двум статьям не выполнена, а причины нет.
  • Доходы выполнены на 99.5%. В этом случае обычно аналитик расслабляется и не обращает внимание на первичку. А там может быть такая ситуация. Ушел крупный клиент, и подключено множество мелких, которые невелировали его уход. И естественно с причиной начинаем разбираться, когда она стала носить системный характер.
  • Доходы выполнены на 106%. Доходы перевыполнены в результате того, что подключили крупного клиента X на сумму Y. Смотрим на Y и понимаем, елки-палки это же 25% статьи. А где, извините, остальное делось, а остальное убежало конкурентам. Но статья-то перевыполнена, первичка не анализируется, потому что все же хорошо. На самом деле все плохо. Поэтому даже, когда Вы думаете, что все хорошо, это может быть обманчивым впечатлением.

Я привел лишь некоторые фразы, но и они уже о многом, я надеюсь, заставляют задуматься. Поэтому, если Вы пишите или читаете комментарии, обращайте внимание на качество и проработку. На мой взгляд, порой лучше день потратить на детальную проработку, чем потом с бешенными глазами носиться и быстро латать дырки, когда появится реальная проблема.

Надеюсь кому-то эта заметка действительно окажется полезной.

Удачи Вам и процветания Вашему бизнесу!